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疫情防控期间公众公司召开股东大会涉及的法律问题

西安办公室  张翠雨  朱瑜

近期，因受新型冠状病毒感染肺炎疫情的影响，为做好疫情防控工作，避免人员聚集引发交叉感染，全国各省、市陆续发布通知“不得早于2月9日24点前复工”。随着返岗返工潮的到来，疫情防控工作面临着严峻考验。在疫情防控的关键时期，A股上市公司及挂牌公司（以下合称“公众公司”）如何在符合现有法律规则的前提下召开股东大会，是值得关注的问题。

本所就疫情防控期间股东大会召开涉及的相关法律问题进行梳理，供公众公司参考。

问题一、公众公司可否以本次疫情作为股东大会延期或取消召开的理由？

答：公众公司可以本次疫情作为股东大会延期或取消召开的理由，具体如下：

上市公司：根据中国证监会《上市公司章程指引（2019年修订）》《上市公司股东大会规则（2016年修订）》的一般规定，发出股东大会通知后，无正当理由，股东大会不得延期或取消。一旦出现延期或取消的情形，召集人应当在原定召开日前至少2个工作日公告并说明原因。根据《深圳证券交易所股票上市规则（2019年4月修订）》《深圳证券交易所创业板股票上市规则（2019年4月修订）》《上海证券交易所股票上市规则（2019年4月修订）》的规定，在具备正当理由的情形下，股东大会可以延期或取消召开。同时，沪深交易所均要求上市公司在原定召开日期的“至少两个交易日之前”发布通知，说明延期或者取消的具体原因。延期召开股东大会的，上市公司应当在通知中公布延期后的召开日期。只要理由正当，上市公司均可延期或取消召开股东大会。

挂牌公司：《全国中小企业股份转让系统挂牌公司治理规则（2020年）》第十四条规定：股东大会通知发出后，无正当理由不得延期或者取消，股东大会通知中列明的提案不得取消。确需延期或者取消的，公司应当在股东大会原定召开日前至少2个交易日公告，并详细说明原因。全国股转公司于2020年2月2日公告了《关于全力支持防控新型冠状病毒感染肺炎疫情有关业务安排的通知》（股转系统公告〔2020〕89号），在疫情防控期间，允许挂牌公司延期或者取消股东大会，即挂牌公司不能根据已披露的股东大会通知按时召开股东大会的，应当及时披露股东大会延期或者取消的公告。

提示：

本所律师经查询披露的公众公司股东大会延期或取消公告，延期或取消理由不胜枚举，大体可归纳为：（1）会议审议事项无法按期取得相关监管机构的审批同意；（2）公司股东拟增加临时提案的；（3）会议时间与公司部分董事及董事会秘书的重要工作安排冲突；（4）会议时间紧凑或筹备工作尚未完成的；（5）其他一些影响会议召开的临时突发事件。

本次疫情属于临时突发事件，因疫情防控的需要应限制人员流动和集中，属于股东大会延期召开或取消的正当理由。

问题二、在疫情防控期间，延期召开股东大会的时间是否有限制？

答：股东大会不可随意延期，延期时间也有限制，具体如下：

上市公司：《上市公司股东大会规则（2016年修订）》第十八条规定：“股东大会通知中应当列明会议时间、地点，并确定股权登记日。股权登记日与会议日期之间的间隔应当不多于7个工作日。股权登记日一旦确认，不得变更。”沪深交易所均明确，延期召开股东大会不得调整股权登记日，并对于股权登记日的时间进行明确规定，详见下表：

挂牌公司：《全国中小企业股份转让系统挂牌公司治理规则（2020年）》第十二条规定：“……股东大会通知中应当列明会议时间、地点，并确定股权登记日。股权登记日与会议日期之间的间隔不得多于7个交易日，且应当晚于公告的披露时间。股权登记日一旦确定，不得变更。”《关于全力支持防控新型冠状病毒感染肺炎疫情有关业务安排的通知》（股转系统公告〔2020〕89号）规定，挂牌公司拟延期召开股东大会的，股权登记日不得变更，且股权登记日与股东大会召开日之间不得多于7个交易日；多于7个交易日的，可以取消在原定日期召开股东大会，并重新发布股东大会通知，新发布的股东大会通知可以另定股权登记日。

提示：

无论上市公司还是挂牌公司，在股东大会延期的情况下，股权登记日一旦确定均不得变更，且股权登记日与会议召开日之间的间隔不得超过7个工作日。至于是否要同时遵守不少于2个交易日的规定，还需要公众公司根据所属板块的具体规则来确定。

如股权登记日与拟定的股东大会召开日之间超过7个工作日的，不能延期，只能取消原定的股东大会，重新发布股东大会通知，另定股权登记日。

问题三、在疫情防控期间，股东大会如何取消？

答：公众公司取消股东大会需要履行相关信息披露程序，具体如下：

上市公司：取消股东大会，沪主板上市公司应按照上交所《上市公司日常信息披露工作备忘录第1号——临时公告格式指引（2019修订）》之“第七十五号上市公司取消股东大会公告（2015年1月修订）”的规定、科创板上市公司应按照《科创板上市公司信息披露工作备忘录第六号--业务操作事项（2019）》之“附件五-科创板上市公司取消股东大会”的规定披露股东大会取消公告，说明取消股东大会的相关情况（类型、届次、召开日期、股权登记日）、取消原因、所涉及议案的后续处理等必要信息。深主板、中小板、创业板暂无相关指引，可参考上交所文件操作。

沪深交易所对于取消股东大会的审议程序规定详见下表：

挂牌公司：全国股转公司并未就挂牌公司取消股东大会的审议程序做细化要求，建议参照上市公司履行取消的审议程序。

提示：

公众公司需按照监管要求，完成相应的股东大会取消审议程序，召集人为董事会或监事会的，由董事会或监事会召开会议审议取消股东大会，并及时披露股东大会取消的公告，具体应结合所属板块的操作规则执行。

问题四、股东大会取消后，如原议案再次提交股东大会审议的，该如何处理？

答：取消召开股东大会后，原议案再次提交股东大会审议的，仍应按规定履行相关披露程序及审议程序，具体如下：

上市公司：根据沪深两交易所的规定，取消召开股东大会后，对于原议案的后续处理详见下表：

挂牌公司：全国股转公司并未就此作出具体规定。挂牌公司取消股东大会后，重新审议原议案的，可参照上市公司的做法。

提示：

一般情况下，公众公司取消股东大会后，如提案名称、内容未发生变化，召集人（董事会或监事会）后续准备重新发出股东大会通知将其提交新一次股东大会审议的，相关提案无需董事会或监事会再次审议，可直接提交新一次股东大会，但董事会或监事会需就提议召开新一次股东大会、相关提案提交该次股东大会等事项作出决议，并公告。

问题五、在疫情防控期间，股东大会如何采取灵活方式召开？

答：在疫情防控期间，上交所、深交所和全国股转公司均发文，鼓励公众公司股东优先采取网络投票方式参加会议，探索更为灵活的会议召开方式，具体如下：

上市公司：根据《上市公司股东大会规则（2016年修订）》第二十条及第二十一条的规定，公司应当在公司住所地或公司章程规定的地点召开股东大会。股东大会应当设置会场，以现场会议形式召开，并应当按照法律、行政法规、中国证监会或公司章程的规定，采用安全、经济、便捷的网络和其他方式为股东参加股东大会提供便利。股东通过上述方式参加股东大会的，视为出席。公司股东大会采用网络或其他方式的，应当在股东大会通知中明确载明网络或其他方式的表决时间以及表决程序。

在疫情防控期间，深交所于2020年2月1日发布《关于全力支持上市公司等市场主体坚决打赢防控新型冠状病毒感染肺炎疫情阻击战的通知》（深证上〔2020〕67号）、上交所于2020年2月2日发布《关于全力支持防控新型冠状病毒感染肺炎疫情相关监管业务安排的通知》（上证函〔2020〕202号），鼓励上市公司股东优先采取网络投票方式参加会议。疫情防控期间，上市公司如确需现场召开股东大会，应做好会议组织保障，有效保护参会人员健康安全。

挂牌公司：根据《全国中小企业股份转让系统挂牌公司治理规则（2020年）》第十五条的规定，挂牌公司股东大会应当设置会场，以现场会议方式召开；精选层挂牌公司召开股东大会，应当提供网络投票方式；股东人数超过200人的创新层、基础层挂牌公司，股东大会审议本规则规定的单独计票事项的，应当提供网络投票方式。根据《非上市公众公司信息披露管理办法》（中国证监会令第162号）第十九条的规定，挂牌公司股东大会实行网络投票安排的，应当在年度报告中披露网络投票安排的实施情况。即在符合新三板相关业务规则和挂牌公司章程规定的基础上，挂牌公司也可以考虑采取网络投票等非现场方式召开股东大会。全国股转公司下发《关于全力支持防控新型冠状病毒感染肺炎疫情有关业务安排的通知》（股转系统公告〔2020〕89号），鼓励挂牌公司在符合业务规则和章程规定的基础上，灵活安排网络投票等非现场方式召开股东大会；鼓励股东通过非现场方式参加股东大会。疫情防控期间，挂牌公司召开现场会议的，应当做好组织保障工作，有效保护参会人员的健康安全。

提示：

在疫情防控期间，上市公司召开股东大会时，应当设置会议现场，出席现场会议的股东可以现场投票方式进行会议表决，无法现场出席的股东可以通过网络投票方式进行表决。条件允许的情况下，会议主持人也应现场出席并主持会议。公司在会议现场设置视频会议系统，董事、监事、高级管理人员如无法现场出席的，可通过视频方式参加股东大会。

在疫情防控期间，挂牌公司召开股东大会时，也应当设置会场，以现场会议方式召开。在符合业务规则和公司章程规定的基础上，股东可通过网络投票等非现场方式参加股东大会。公司在会议现场设置视频会议系统，董事、监事、高级管理人员如无法现场出席的，也可通过视频方式参加股东大会。

问题六、在疫情防控期间，公司聘请的律师如何进行股东大会见证？

答：在疫情防控期间，因政府管制措施等疫情防控原因无法出席现场会议的律师，可以通过视频方式对股东大会的召开过程进行见证。

从法律规定层面，见证律师需要对于会议的召集、召开程序，出席会议人员的资格、召集人资格，会议的表决程序、表决结果是否合法有效进行核查，并未限制律师见证的方式。

经本所律师查询巨潮资讯网披露的公告，多家A股上市公司，如众信旅游（002707）、南风股份（300004）、凯撒旅业（000796）、瑞达期货（002961）、中泰化学（002092）等，因抗击疫情需要限制人员流动和集中，公司见证律师无法至现场参加会议，已通过视频方式对公司股东大会进行了见证。

提示：

在疫情防控期间，对公众公司股东大会进行见证的律师要注意以下方面：一是核查股东大会是否存在延期的情况、延期时间及股权登记日设置是否符合法律规定，并及时提供法律建议；二是尽可能出席现场会议，如无法出席的，可通过视频方式见证，见证时需重点核查出席人员的资格及其出席方式、议案表决的过程、表决结果的合法性及会议决议和会议记录的签署情况，并保存见证过程的证据。但视频见证是特殊时期的特殊处理方式，不宜过度使用。